Materi Evaluasi Kinerja Manajemen Kepegawaian

 Evaluasi prestasi ini secara formal mempunyai beberapa fungsi yaitu :

1. Evaluasi prestasi dapat digunakan untuk menilai efektifitas seleksi karyawan
2. Evaluasi prestasi sering dipakai sebagai dasar penkajian promosi atau pelatihan yan diperlukan
3. Evaluasi prestasi dapat memberikan umpan balik kepada karyawan

Jika setelah pelatihan atau pengembangan karyawan menunjukan kemajuan prestasi maka pelatihan menunjukan tanda-tanda efektif . Umpan balik tersebut bermanfaat untuk mengembangkan perencanaan dimasa datang

Manfaat evaluasi kinerja

    Penilaian prestasi adalah proses dimana organisasi menilai atau mengevaluasi prestasi kerja karyawan. Aktivitas ini dapat memberikan umpan balik dan koreksi terhadap pengambilan keputusan organisasi tentang pelaksanaan kerja mereka. Adapun manfaat evaluasi prestasi/kinerja adalah sebagai berikut :

1. Meningkatkan prestasi karyawan
2. Standar konfensasi yang baik
3. Penempatan karyawan
4. Pelatihan dan pengembangan
5. Jenjang karier 
6. Penataan staf
7. Minimnya data informasi
8. Kesalahan dengan pekerjaan
9. Peluang kerja yang adil
10. Tantangan external

Hambatan Dalam Evaluasi Kinerja 

    Berikut beberapa faktor yang mungkin dapat menjadi hambatan dalam penilaian evaluasi prestasi yang adil.

1. Perubahan Standar

    Standar yang tidak konsisten dan berubah-ubah dan memengaruhi pengukuran prestasi karyawan sebagai contoh : Manajer mungkin cenderung memberikan penilaian yang baik terhadap karyawan yang keliahatannya penurut dibandingkan karyawan yang suka membantah, meskipun karyawan tersebut mempunyai prestasi yang bagus.

2. Hallo Effect

    Terjadi apabila penilaian manajer terhadap prestasi karyawan secara keseluruhan hanya bergantung pada satu atau beberapa aspek saja, aspek tersebut merupakan efek berantai. Biasanya hal ini terjadi karena pimpinan melibatkan emosi dalam sebuah penilaian menilai terlalu lunak atau keras, melibatkan prasangka pribadi, serta menilai berdasarkan data atau fakta dan waktu yang paling akhir saja.

3. Perbedaan Sifat Manajer

    Manajer mempunyi sifat dan karakter yang berbeda, penilaian karyawan bisa menjadi berbeda karena sifat manajer. Oleh karena itu, disarankan untuk membuat standar atau pedoman penilaian untuk dijadiakan patokan penilaian agar penilaian secara adil dapat diwujudkan dan karyawan terhindar dari bias yang disebabkan karakter manajer

4. Perbedaan Stereotipe Tertentu

    Manajer dapat menjadi bias karena faktor etnis, jenis kelamin atau golongan tertentu untuk mengindari hal itu manajer harus berpegang pada pedoman atau standar tertulis dan hasil penilaian prestasipun harus di lakukan secara tertulis sehingga dapat dipertanggung jawabkan. 

Materi Promosi Demosi Serta Mutasi Manajemen Kepegawaian

 1. PENGERTIAN PROMOSI

    Promosi adalah penghargaan yang diberikan oleh suatu organisasi atau instansi baik itu pemerintahan maupun swasta berupa kenaikan jabatan kepada pegawai setelah mendapatkan prestasi atau kinerja yang baik bagi perusahaan.

2. PENGERTIAN DEMOSI

    Demosi adalah penuruan jabatan yang diberikan instansi baik itu pemerintahan atau swasta terhadap pegawai yang mendapat kinerja kerja yang buruk serta melakukan kesalahan yang dapat merugikan suatu perusahaan. 

3. PENGERTIAN MUTASI

    Mutasi adalah Suatu program perpindahan kerja yang diberiakan suatu organisasi kepada pegawai yang memiliki tingkatan level yang sama dalam posisi pekerjaan sebelum memutusakan mengambil pindah kerja. 

4. MENGAPA DIDALAM SUATU KANTOR PERLU DIAMBIL TINDAKAN PROMOSI

    Ada beberapa sebab mengapa didalam setiap kantor perlu diambil tindakan promosi diantaranya :

1. Untuk mempertinggi semangat kerja
2. Untuk menjamin stabilitas kepegawaian 
3. Untuk dapat memajukan pegawai 

5. SEBAB TERJADINYA DEMOSI ATAU PENURUNAN JABATAN

    Pada dasaranya penurunan ini terjadi karena beberapa sebab, antara lain :

1. Pegawai melakukan tindakan yang dapat merugikan perusahaan sehingga perlu diberikan hukuman 
2. pegawai menolak atau mau kembali kepada jabatan semula. Hal ini terjadi mungkin karena jabatan yang baru tidak cocok dengan pegawai yang bersangkutan. Misalnya ketidaksanggupan fisik, gaji yang tidak sesuai beban tanggung jawabnya, merugikan kepentingan keluarga.
3. Keadaan perusahaan mengalami krisis atau dalam keadaan sulit
4. Keadaan pasar tenaga kerja dimana supply melebihi diamond    

6. LANGKAH-LANGKAH DALAM PROMOSI 

    Yaitu sebagai berikut :

1. Adanya pekerjaan atau jabatan yang kosong
2. Menentukan calon pegawai yang memenuhi syarat
3. Melaporkan ke kepala atau pimpinan kantor pusat
4. Disetujui atau diangkat dengan surat keputusan oleh pejabat yang berwenang

7. TUJUAN MUTASI

1. Untuk meningkatkan ilmu serta pengalaman karyawan
2. Untuk menumbuhkan rasa semangat bekerja terhadap karyawan
3. Untuk menyesuaikan keadaan fisik yang dimiliki oleh suatu karyawan
4. Untuk menghilangkan rasa bosan dalam bekerja
5. Untuk meningkatkan produktivitas pekerja

Materi Mutasi Pegawai Manajemen Kepegawaian

Mutasi

1. Pengertin Mutasi Pegawai 

        Mutasi personal kantor adalah pemindahan pegawai dari suatu jabatan ke jabatan yang lain.

2. Alasan Mengapa Terjadi Mutasi Dalm Suatu Organisasi

1. Keinginan pegawai Sendiri
2. Keinginan perusahaan atau kantor dengan alasan untuk mengembangkan pegawai untuk menghilangkan rasa bosan atau jemu padadiri pegawai untuk menjamin dan menjaga kepercayaan pegawai terhadap perusahaaan

3. Tujuan Dari Pemindahan Atau Mutasi Pegawai 

1. Meningkatkan produktivitas pegawai
2. Membina karir pegawai berdasarkan prestasi kerja
3. Menghilangkan rasa jenuh atau bosan pada diri pegawai 
4. Menambah atau melengkapi tenaga ahli  pada suatu bagian
5. Mengisi kekosongan jabatan agar stabilitas organisasi tetap terjaga dengan baik

4. Cara MelakukanMutasi Atau pemindahan pegawai    

    Mutasi dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :

    a. Mutaasi Biasa

        Adalah mutasi atau pemindahan pegawai tanpa diikuti kenaikan jabatan, Mutasi ini dilakukan dengan tujuan :

• Memenuhi keinginan pegawai yang bersangkutan 

• Memenuhi kekurangan tenaga diunit atau bagian lain

• Menempatkan pegawai sesuai dengn kecakapan kemampuan dan bidangnnya

    b. Mutasi Promosi

        Adalah mutasi yang diikuti dengan kenaikan jabatan mutasi ini dilakukan dngan tujuan

• Mengisi suatu formasi jabatan dengan mengambil sumber tenaga dan dilaksanaa
• Membaca karir pegawai
• Mengembangkan kemampuan pegawai

5. Macam-Macaam mutasi

    Ditinjau dari tujuan dan maksud Mutasi

1. Produktion Transfer Yaitu mutasi dalam jabatan yang sama karena produksi di tempat terdahulu menurun
2. Replancement Transfer Yaitu mutasi dan jabatan yang sudah lama dipegang ke jahatan yang sama diunit untuk bagian lain untuk mengganti pegawai yang belum lama bekerja atau pegawai yang diberhentikan
3. Versatility Transfer Yaitu mutasi dari jabatan yang satu ke jabatan yang lain untuk menambah pengetahuan pegawai yang bersangkutan
4. Shift Transfer Yaitu mutasi dalam jabatan yang sama, tetapi berbeda shift, misalnya Shift a malam dan shift b siang
5. Remedial Transfer Yaitu mutasi pegawai ke bagian mana saja, dengan tujuan untuk memupuk atau untuk memperbaiki kerja sama antar pegawai

    Ditinjau Dari Masa Kerja Pegawai

1. Temporary Transfer Yaitu mutasi yang bersifat sementara untuk menggantikan pegawai yang berhalangan
2. Permanent Transfer Yaitu mutasi yang bersifat tetap.

Materi DP3 Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan Manajemen Kepegawaian

1. Pengertian DP3(Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan)

    DP3 adalah penilaian yang diberikan atasan bertujuan untuk memperoleh bahan-bahan pertimbangan yang objektif dalam pembinaan PNS, dan dilaksanakan dalam kurun waktu sekali setahun oleh pejabat penilai yang dituangkan dalam daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3).

2. Tujuan DP3

    Adalah untuk memperoleh bahan-bahan pertimbangan yang objektif dalam pembinaan pegawai negeri sipil berdasarkan sistem karier dan sistem prestasi kerja.

3. Unsur Unsur Yang Dinilai Dalam DP3

    Diantaranya yaitu :

a. Kesetiaan serta pengabdian

    Kesetiaan adalah tekad dan kesanggupan mentaati, melaksanakan dan mengamalkan sesuatu yang ditaati dengan penuh kesadaran dan tanggung jawab.

  Pengabdian adalah penyumbangan pikiran dan tenaga secara ikhlas dengan mengutamakan kepentingan umum diatas kepntingan golongan atau pribadi.

b. Prestasi Kerja

    Adalah hasil kerja yang dicapai oleh seorang PNS dalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya. Dapat dipengaruhi oleh : Kecakapan, keterampilan, pengalaman, dan kesanggupan PNS yang bersangkutan.

c. Tanggung Jawab

    Adalah kesanggupan seorang PNS dalam menyelesaikan pekerjaan yang diserahkan kepadanya dengan sebaik-baiknya dan tepat pada waktunya serta berani mengambil resiko dan keputusan yang diambil.

d. Ketaatan

   Adalah kesanggupan seorang PNS untuk mentaati segala peraturan perundang-undangan kepegawaian dan peraturan kedinasan yang diberikan oleh atasan yang berwenang.

e. Kejujuran

   Adalah ketulusan hati seorang PNS dalam melaksanakan tugas dan kemampuan untuk tidak menyalahgunakan wewenang yang diberikan kepadanya.

f. Kerjasama

  Adalah kemampuan seorang PNS untuk bekerja bersama-sama dengan orang lain dalam menyelasaikan tugas yang ditentukan sehingga mencapai daya guna dan hasil guna yang sebesar besaranya.

g. Prakarsa

    Adalah kemampuan seorang PNS untuk mengambil keputusan kepegawaian, langkah-langkah atau melaksanakan suatu tindakan yang diperlukan dalam melaksanakan tugas pokok tanpa menunggu perintah dari atasan.

h. Kepemimpinan

    Adalah kemampuan seorang PNS untuk meyakinkan orang lain sehingga dapat dikerahkan secara maksimal untuk melaksanakan tugas pokok (khusus PNS yang berpangkat pengatur muda golongan ruang dua atau ke atas yang memaku suatu jabatan).

4. Pejabat Penilai DP3

    Pejabat penilai DP3 adalah atasan langsung dari PNS yang dinilai dengan ketentuan sebagai berikut :

a. Serendah-rendahnya kepada urusan atau pejabat lain yang setingkat dengan itu, kecuali ditentukan lain oleh menteri jaksa agung,pimpinan kesekretarisan lembaga pemerintah departement dan gubernur dalam lingkungan masing-masing.

b. Pejabat penilai dapat memberikan penilaian apabila ia telah membawahi PNS yang bersangkutan sekurang-kurangnya 6 bulan.

c. Pejabat penilai berkewajiban melakukan penilaian terhadap PNS yang secara langsung berada dibawahnya.

d. Penilaian dilakukan pada bulan desember tiap-tiap tahun.

    Kewajiban Pejabat Penilai yaitu :

a. Melakukan DP3 terhadap PNS yang berada dibawahnya 

b. Mengisi dan memelihara buku catatan penilaian yang memuat catatan tingkah laku atau perbuatan atau tindakan PNS yang menonjol baik yang positif atau negatif selama 5 tahun.

    Tata Cara Penilaian 

Penilaian DP3 dilakukan dengan mengisi format penilaian yang sudah ada lampirannya yakni lampiran peraturan pmerintah No. 10 tahun 1979. Nilai dinyatakan dengan sebutan dan angka sebagai berikut :

Amat baik     : 91-100

Baik              : 76-90

Sedang          : 51-60

Kurang          : 51 Kebawah

5. Atasan Pejabat Penilai

    Atasan pejabat penilai adalah atasan langsung dari pejabat penilai. Atasan pejabat penilai berkewajiban memeriksa DP3 yang di sampaikan kepadanya memeriksa keberatan pegawai dan tanggapan pejabat penilai dan apabila keberatan tersebut cukup beralasan, atasan pejabat penilai dapat mengubah nilai yang dibuat oleh pejabat penilai.

6. Sifat Dan Penyampaian DP3

    DP3 adalah suatu dokumen yang bersifat rahasia oleh sebab itu DP3 hanya boleh diketahui oleh :

a. Pegawai yang bersangkutan

b. Pejabat penilai

c. Atasan pejabat penilai

d. Atasan dari pejabat penilai sampai dengan pejabat penilai tertinggi

e. Pejabat lain yang terkait dengan penilaian tsb

7. Penyimpanan DP3

    DP3 disimpan dan dipelihara dengan baik oleh pejabat yang diserahi menangani urusan kepegawaian selama kurun waktu 5 tahun.

Materi Penanganan Pemeliharaan Dokumen Manajemen Kepegawaian

 A. Cara Penanganan Dokumen Administrasi Kepegawaian

    1. Menghimpun

Merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan untuk keperluan tertentu yang tadinya masih belum diklasifikasikan penghimpunannya.

    2. Mencatat

Merupakan kegiatan mengumpulkan berbagai keterangan tertulis pada dokumen yang masih dianggap penting agar tulisan dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

    3. Mengolah

Adalah macam-macam kegiatan-kegiatan dengan mengerjakan keterangan dengan maksud lebih bermanfaat.

    4. Menggandakan

Merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara tertentu sebanyak jumlah tertentu yang diinginkan.

    5. Mengirim

Merpakan kegiatan menyampaikan dokumen kepada pihak lain dengan menggunakan alat dan perantara.

    6. Menyimpan

Merupakan kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu ditempat tertentu dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin dan bisa digunakan suatu saat jika diperlukan.

B. Cara Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian

    1. Data Fisik

Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan dokumen atau file berupa kertas, surat, gambar, patung dll.

Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut dengan arsip, yaitu menyimpan secara langsung dokumen di tempat yang telah ditentukan dan diberi label tertentu. 

    2. Data Digital

Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data komputer atau hasil scanning dari file data fisik.

Materi Pendidikan Atau Latihan Dalam Pekerjaan Manajemen Kepegawaian

 1. Tujuan Dan Faedah Pendidikan Atau Pelatihan

    Tujuan Pendidikan atau Pelatihan yaitu :

a. Pengikut latihan dapat melakukan pekerjaan lebih efisien

b. Efektif dalam pengawasan

c. Terciptanya stabilitas pegawai atau mengurangi Labour Turn Over

    Faedah atau Manfaat Pendidikan Pelatihan yaitu :

a. Menjamin tersedianya tenaga kerja yang mempunyai keahlian 

b. Pegawai dapat melaksanakan tugasnya dengan mudah dan dapat menggunakan pikirannya secara kritis

c. Pegawai lebih cepat berkembang dan lebh efisien dalam bekerja

d. Menciptakan, mengembangkan, dn memperbaiki cara-cara bekerja yang lebih baik dan efisien

e. Membantu stabilitas pegawai

f. Mendorong pegawai untuk memberikan jasanya dalam waktu yang lebih lama

g. Efisien dalam biaya-biaya

2. Prinsip Dan Proses Pendidikan Atau Pelatihan

    Prinsip dan Proses Pendidikan atau Pelatihan yaitu :

a. Memperhatikan perbedaan dari setiap peserta latihan

b. Latihan harus ada hubungannya dengan Job Analis dari jabatan yang akan dipangku para pengikut latihan

c. Harus ada motivasi atau daya perangsang yang dapat menimbulkan kemauan dan semangat yang tinggi bagi pengikut latihan

d. Terciptanya partisipasi aktif dari pengikut latihan

e. Pengikut latihan harus diseleksi

f. Adanya seleksi terhadap instruktur atau pelatih

g. Pelatih atau instruktur haruslah orang yang sudah mendapatkan pendidikan khusus dalam bidang keahliannya

h. Metode latihan harus sesuai dengan jenis latihan atau pendidikan yang diperlukan 

i. Memperhatikan pada prisnsip atau asas belajar 

Materi Masa Orientasi Dan Pengembangan Personal Kantor Manajemen Kepegawaian

 1. Pengertian Masa Orientasi Personal Kantor

    Masa Orintasi Personal Kantor adalah masa dimana pegawai baru diberikan penjelasan-penjelasan mengenai perusahaan sehingga ia dengan cepat dapat beradaptasi dengan lingkungannya dan sekaligus mngetahui apa dan bagaimana ia harus mengerjakan tugas yang dibebankannya.

2. Pengertian Pengembangan Personal Kantor

    Pengembangan Personal Kantor adalah suatu usaha yang ditunjukan untuk memajukan atau meningkatkan pegawai baik dari segi karier pengetahuan maupun segi kemampuan (kecakapan) guna pertumbuhan yang terus-menerus dalam organisasi.

3. Cara Melakukan Pengembangan Personal Kantor

    Yang sering dilaksanakan baik kantor pemerintah maupun swasta adalah pendidikan dan pelatihan kenaikan pangkat atau jenjang dan melalui pindahan/mutasi.

4. Tujuan Diadakannya Pengembangan Personal Kantor

a. Meningkatkan produktivitas personal dan organisasi

b. Meningkatkan kualitas produk organisasi, mempertahankan dan meningkatkan semangat personal serta menciptakan iklim kerja yang menyenangkan

c. Memelihara kesehatan mental dan fisik personal

d. Meningkatkan konfensasi secara langsung

e. Menambahkan kemampuan personil secara individual dan sekaligus mencegah merosotnya kemampuan personal

   

Materi Langkah-Langkah Seleksi Personal Kantor Manajemen Kepegawaian

Seleksi Personal Kantor

    Seleksi adalah proses pemilihan calon tenaga kerja melalui suatu pertimbangan. Pada umumnya kualifikasi yang menjadi dasar seleksi adalah keahlian,pengalaman,umur,jenis kelamin,pendidikan,keadaan fisik,tampang,bakat,tempramen, dan karakter.

Keahlian

    Keahlian merupakan salah satu kualifikasi utama yang menjadi dasar dalam proses seleksi. Keahlian ini digolongkan kedalam tiga macam :

1. Technical Skill (biasanya bekerja di luar perusahaan)

2. Conceptual Skill (dimiliki oleh para manajer)

3. Human Skill (hubungan antara pimpinan dan bawahan)

Langkah Langkah Dalam Seleksi

a. Seleksi Administratif (syarat-syarat yang dibutuhkan)

b. Mengadakan Tes

    Tahapan-tahapan tes meliputi :

1. Tes pengetahuan umum dan akademi atau keahlian

    Dalam tes ini dimaksudkan untuk mengetahui  dan mengukur sampai sejauh mana wawasan pengetahuan seorang calon pegawai (Tenaga Kerja)

2. Tes Psychologis yang terdiri dari:

    a. Achievement Test yaitu jenis tes yang bermaksud mengukur apa yang dapat dilakukan oleh seorang calon pegawai.

    b. Atitude Test yaitu jenis tes yang bermaksud mengukur kesanggupan atau bakat dari seorang calon pegawai (tenaga kerja)

    c. Inteligence Test yaitu jenis tes yang bermaksud untuk mendapatkan aspek-aspek inteligensia (mengukur kesanggupan mental) seorang calon pegawai.

    d. Interest Test yaitu jenis tes yang bermaksud menentukan aktivitas yang mana yang paling menarik perhatian seorang calon pegawai 

    e. Personality Test yaitu jenis tes yng bermaksud menentukan sifat kepribadian seorang calon pegawai.

 3. Tes Wawancara

    Dengan demikian tujuan dan wawancara ini adalah :

    a. Untuk mencari data sebanyak-banyaknya mengenai pribadi pelamar atau segala sesuatu yang menyangkut diri pelamar.

    b. Untuk digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan-keputusan baik oleh interview maupun pejabat yang berwenang.

4. Tes Kesehatan 

    Perlu kita ketahui bahwa pendekatan seleksi itu dapat menggunakan dua cara yaitu :

    a. Succesive hurdles yaitu pendekatan seleksi dengan menggunakan tahapan-tahpan tes. Contohnya tes maata,tes darah, tes urine,tes paru, tes jantung dan tes gigi.

    b. Competantion yaitu pendekatan seleksi yang dilakukan hanya satu kali, artinya setiap pelamar mengikuti semua tes yang diberikan.

Materi Analisa Jabatan Manajemen Kepegawaian

ANALISA JABATAN

1. Pengertian Analisa Jabatan

    Analisa Jabatan adalah suatu proses atau usaha penyelidikan secara mendalam mengenai tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari suatu jabatan atau pekerjaan.

Analisa jabatan dibedakan dalam 4 jenis, yaitu :

1. Job analys for personal sfecification yaitu analisis jabatan untuk menentukan syarat pegawai.
2. Job analys for training porpose yaitu analisa jabatan untuk tujuan latihan.
3. Job analys for setting rates yaitu analisis jabatan untk menentukan nilai.
4. Job analys for method improvments yaitu analisis jabatan untuk menentukan metode

    Kegiatan analisis Jabatan yang khusus membahas persyaratan suatu pekerjaan bertujuan untuk memperoleh informasi tentang :

1. Jenis pekerjaan yang dikerjakan
2. Syarat pegawai yang mengerjakan suatu jenis pekerjaan
3. Tanggung jawab atas pelaksanaan suatu jenis pekerjaan
4. Perbaikan syarat fisik pekerjaan

    Proses atau urutan dari analisis jabatan sebagai berikut :

Jabatan Pekerjaan-Tugas Tugas-Kegiatan Kerja-Langkah Langkah Kerja.

2. Uraian Jabatan atau Pekerjaan (Job Description)

    Job Description berfungsi untuk menguraikan fungsi tugas tanggung jawab,wewenang,kondisi kerja dan segi segi yang berkaitan dengan pekerjaan yang melekat pada suatu jabatan tertentu.

3. Perincian Pekerjaan (Job Spesification)

     Job Spesification lebih menekankan pada syarat-syarat pegawai yang akan menduduki suatu jabatan atau pekerjaan.

    Secara umum perincian pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas yang diikuti oleh kualifikasi definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan, antara lain :

• Tingkat pendidikan
• Keadaan fisik
• Mental dan karakter
• pengetahuan dan percakapan
• Status (nikah atau belum menikah)
• Jenis kelamin
• Batas umur
• Tugas-tugas