Materi Penanganan Pemeliharaan Dokumen Manajemen Kepegawaian

 A. Cara Penanganan Dokumen Administrasi Kepegawaian

    1. Menghimpun

Merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan untuk keperluan tertentu yang tadinya masih belum diklasifikasikan penghimpunannya.

    2. Mencatat

Merupakan kegiatan mengumpulkan berbagai keterangan tertulis pada dokumen yang masih dianggap penting agar tulisan dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

    3. Mengolah

Adalah macam-macam kegiatan-kegiatan dengan mengerjakan keterangan dengan maksud lebih bermanfaat.

    4. Menggandakan

Merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara tertentu sebanyak jumlah tertentu yang diinginkan.

    5. Mengirim

Merpakan kegiatan menyampaikan dokumen kepada pihak lain dengan menggunakan alat dan perantara.

    6. Menyimpan

Merupakan kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu ditempat tertentu dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin dan bisa digunakan suatu saat jika diperlukan.

B. Cara Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian

    1. Data Fisik

Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan dokumen atau file berupa kertas, surat, gambar, patung dll.

Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut dengan arsip, yaitu menyimpan secara langsung dokumen di tempat yang telah ditentukan dan diberi label tertentu. 

    2. Data Digital

Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data komputer atau hasil scanning dari file data fisik.